Ambiente de trabalho: importância de ter um ambiente organizado e saudável

Desenvolvimento pessoal

Para ter sucesso e atingir seus objetivos, é preciso focar na organização no ambiente de trabalho.

A organização do trabalho deve ser o alicerce de toda empresa, ela determina sua qualidade, produtividade e eficácia.

Quando um ambiente de trabalho é bem organizado? É preciso planejar o trabalho para entender como se movimentar para atingir as metas.

Saber aceitar conselhos é essencial para o crescimento, tanto dos colegas como dos superiores. E, também, é necessário estabelecer regras comuns para todos na empresa.

Entre essas regras, deve estar presente a organização. É sobre isso que vamos falar neste artigo. Continue lendo!

Por que ter um ambiente de trabalho organizado?

Uma boa organização do trabalho permite obter elevados padrões, garantindo altos níveis de produtividade e de qualidade. A consequência, portanto, é um aumento de eficiência e eficácia.

Isso permite aos funcionários da empresa otimizar o tempo, ter menos stress, além de aumentar significativamente a concentração e há consequente melhoria na capacidade de resolução de problemas.

Ambiente de trabalho organizado: Metodologia 5S

A metodologia 5S japonesa refere-se a cinco princípios fundamentais. Ela pode ser aplicada a todas as áreas da nossa vida e muitos a têm como estilo de vida.

Aplicar a metodologia 5S no trabalho ajuda a controlar os espaços e otimizar o tempo. Ela visa, sobretudo, o bem-estar no ambiente de trabalho.

Este método está bastante presente no mundo corporativo. Vamos entender do que se trata.

Seiri (Utilização)

Seiri é uma etapa para que se tenha um melhor senso de utilização dos objetos no trabalho. Dessa forma, é preciso eliminar tudo o que é supérfluo.

Identifica-se o que realmente é útil do que não. A ideia, portanto, é ocupar menos espaço.

Sabendo disso, tudo o que não é utilizado e que gera poluição visual ou empecilhos deve ser descartado.

Isso vale, por exemplo, para manter os armários e gavetas arrumados. Já percebeu que às vezes se acumulam toneladas de papéis desnecessários?

Um critério útil para atribuir o grau de importância aos objetos é perguntar quando foi a última vez que os usamos. Se não os usamos há mais de um ano, é melhor descartá-los.

Seiton (Organização)

Essa é a segunda fase para ter um ambiente de trabalho organizado. Será necessário colocar os objetos em seus devidos lugares e identificar os mais importantes para colocá-los nos lugares mais acessíveis.

Basicamente, trata-se de organizar todo o espaço para que a perda de energia e tempo seja mínima na hora de procurar o que você precisa.

Seiso (Limpeza)

Essa é a fase de limpeza no verdadeiro sentido da palavra. A ideia é remover a sujeira para fazer um trabalho de higiene integral.

Afinal, é muito difícil trabalhar sem se sentir incomodado em um local sujo, concorda?

Seiketsu (Normalização)

O Seiketsu consiste em reportar quaisquer anomalias, detectá-las e resolvê-las, para evitar que um efeito cascata seja gerado.

Dessa forma, deve-se verificar a aplicação das três etapas anteriores, para evitar que o caos e a desordem prevaleçam.

Shitsuke (Disciplina)

Finalmente, uma doutrina deve ser estabelecida para melhorar a organização no ambiente de trabalho é a disciplina.

Assim, será possível trabalhar tendo os princípios de ordem, higiene e eficiência.

Quais são os sinais de ambiente de trabalho satisfatório?

Todos sabemos que um ambiente de trabalho agradável torna a jornada diária menos cansativa.

Se a organização do trabalho atinge um alto padrão de qualidade, são várias as consequências positivas :

  • O empenho com que se realiza o seu trabalho aumenta.
  • Autonomia no desempenho das tarefas.
  • Melhor compartilhamento de informações.
  • Boa relação de trabalho entre colegas.
  • Respeito pelos procedimentos no ambiente de trabalho.
  • Alcance de metas.

Por outro lado, se não há essa organização, haverá diversos sinais negativos. Por exemplo:

  • Absenteísmo.
  • Pouca segurança no ambiente de trabalho.
  • Menos motivação.
  • Falta de cooperação.
  • Altos níveis de estresse.
  • Incapacidade de gerir conflitos.
  • Lentidão.
  • Erros por falhas de comunicação.
  • Confusão organizacional de papéis e tarefas.

A organização do trabalho pode ser melhorada?

A resposta é certamente afirmativa, o importante é ter em mente algumas ações diárias.

A primeira delas é marcar uma lista com as tarefas a desempenhar, para facilitar a organização pessoal e tomar conhecimento das atividades realizadas ou a serem realizadas no ambiente de trabalho.

Mas, não só isso. Também é fundamental anotar compromissos futuros para que nada importante seja esquecido.

Além do mais, os problemas pessoais devem ser evitados e deixados de lado no contexto de trabalho para não repercutir na qualidade do ambiente.

Confira a seguir mais dicas para ter um ambiente organizado e saudável.

Faça uma tarefa de cada vez

É essencial não realizar várias tarefas ao mesmo tempo, para evitar perder mais tempo do que o necessário. Pode haver uma confusão mental que compromete a qualidade do trabalho ao ser multitarefa.

Por isso, mantenha o máximo de foco em apenas uma tarefa e, quando finalizá-la passe para a seguinte.

Ao aplicar isso, você sentirá menos estresse e não se sentirá sobrecarregado.

Prioridades

É preciso sempre priorizar as tarefas consideradas essenciais dentro da empresa, deixando de lado e adiando para um momento posterior aquelas consideradas menos importantes.

Nada melhor do que ter uma lista com, por exemplo, três tarefas prioritárias, de forma que você execute uma de cada vez.

Evite distrações

Todas as atividades fora do contexto de trabalho devem ser realizadas apenas durante o intervalo. Portanto, evite entrar nas redes sociais enquanto estiver trabalhando.

Elas são bastante nocivas para que você consiga desempenhar, de fato, as tarefas. Isso pode comprometer toda a cadeia de produção, principalmente se a sua atividade é interligada a de outras pessoas.

Se você atrasa, isso poderá atrasar o trabalho de outras pessoas da equipe, tudo por causa de uma simples distração.

Faça pausas

A pausa é importante para não perder a concentração e para evitar a desmotivação causada por qualquer quantidade excessiva de trabalho.

Tirar um momento do dia para refrescar a mente pode ser útil para recarregar as energias e começar novamente.

Esperamos que este conteúdo ajude a tornar o seu ambiente de trabalho mais saudável!